Mungkin beberapa dari anda ada yang kesulitan dalam membuat
suatu acara. Atau mungkin anda hanya kepo dan ingin tahu tentang teknis
pembuatan acara-acara besar seperti acara seminar, konser, lomba, pagelaran
seni, bahkan acara kecil seperti pembuatan pesta ulang tahun.
Tidak masalah. Anda bukan satu-satunya orang yang ingin tahu
tentang pembuatan acara atau program. Tak peduli itu besar atau kecil, yang
terpenting prosedurnya bisa membuat sebuah acara menjadi berhasil.
Orang zaman sekarang lebih banyak melemparkan dan
memasrahkan perangkaian acara kepada yang ahli yaitu Event Organizer (EO).
Kemudian kita hanya menyiapkan dana saja. Tapi itu wajar, karena dalam
membentuk suatu agenda besar, diperlukan kecakapan dan kemahiran serta
profesionalisme dalam menyusunnya.
Namun sebenarnya, jika mau, anda juga bisa mengadakan acara
sendiri dengan membentuk tim sendiri tanpa harus menyewa Event Organizer.
Pasalnya, dalam membangun suatu acara, kita memerlukan akomodasi, niat,
pengalaman, dan juga kerja sama tim. Tak mungkin rasanya mendirikan acara besar
sendirian.
Agar lebih jelasnya, silakan pertimbangkan beberapa hal yang
harus anda lakukan jika anda ingin mengadakan suatu acara. Kami sudah
menyiapkan daftar yang harus dilakukan untuk menyusun suatu acara. Beginilah
cara untuk membuat acara besar sehingga bisa sukses:
1. Menentukan Jenis Acara
Yang pertama harus anda lakukan adalah menentukan tipe acara
yang ingin anda rancang. Apakah itu acara seperti perlombaan besar, seminar
nasional, atau festival seni budaya yang dibuka untuk seluruh masyarakat yang
berminat.
Tak mungkin anda hendak mengadakan suatu acara tapi anda
tidak tahu acara apa, tujuannya untuk apa. Jadi, pertama dari semua, anda harus
tahu dulu acaranya mau dikemanakan dan seperti apa.
2. Membuat Tema dan Konsep Acara
Anda perlu merancang konsep acara. Penentuan konsep dan tema
acara sangat perlu karena menentukan bagaimana jalannya event.
Pemberian tema memberikan efek pada sub tema - sub tema di
dalam acara tersebut. Katakanlah, tema dari acara konser anda adalah tentang
alam. Maka, lagu-lagu yang dibawakan dalam pergelaran seni musik tersebut
baiknya bertemakan alam seperti lagunya Ebiet G. Ade.
3. Siapkan Kebutuhan
Dalam mengadakan sebuah event, anda tentunya butuh banyak
kebutuhan. Contohnya saja seperti perlengkapan, dekorasi ruangan, desain grafis
untuk logo dan backdrop, publikasi acara, hingga sponsorship yang dapat
membantu menyokong acara anda melalui pendanaan.
Semakin besar acaranya, semakin besar pula kebutuhannya.
Jadi, tentukan kebutuhan anda secara matang-matang. Jangan sampai ada yang
bolong dan mengandung celah kegagalan. Akan sangat disayangkan jika acara anda
gagal karena pemetaan kebutuhan anda kurang dan tidak maksimal.
4. Rencanakan Anggaran
Dalam mengakomodasikan kebutuhan seperti barang-barang yang
sifatnya harus diadakan dengan uang, anda tentu harus siap dana. Tulis semua
list yang anda butuhkan, sehingga budget bisa terhitungkan.
Anggaran tersebut tentunya bisa digunakan untuk menyewa
barang yang mungkin anda tidak punya, membeli kebutuhan konsumsi audiens atau
partisipan, akomodasi seperti penginapan, atau kebutuhan lain yang menyangkut
dengan acara anda.
Dalam menentukan anggaran, pastikan anda melakukan survei
kebutuhan ke tempat-tempat seperti misalnya anda butuh memesan makanan,
tanyakan berapa harganya untuk sekian jumlah peserta. Coba survei ke tempat
lain atau tanya dengan orang yang mungkin punya wawasan tentang barang yang
anda usahakan, siapa tahu ada yang lebih murah.
Anda dapat mendapatkan anggaran dari banyak sumber, misalnya anda mahasiswa dan anda mempunyai acara yang bagus, syukur-syukur bisa punya kredibilitas, anda bisa mengusulkan bantuan dana dari pihak dekan. Selain itu, anda bisa mendapatkan sokongan dana dari sponsor. Jadi, mungkin anda perlu mencari sponsor untuk membantu pendanaan acara anda.
5. Buat Tim dan Badan Badan
Pembentukan tim adalah suatu ke-primer-an karena dengan
adanya tim, penyusunan acara dapat terselenggarakan dengan cepat. Anda harus
membuat kelompok dengan di dalamnya terdapat anggota-anggota yang bertugas
dalam perannya masing-masing, seperti seksi konsumsi menangani masalah supply
makanan, seksi dekorasi yang mengurusi desain interior, pembuatan banner, dan
segala macam yang anda butuhkan.
Pastikan anda membentuk tim yang sesuai dengan keahliannya
masing-masing. Berikan juga kepala badan sebagai koordinator yang bertanggung
jawab dalam jalannya setiap badannya, sehingga ada yang menjadi penanggung
jawab.
6. Distribusi Tugas
Setelah tim dibentuk, ketua pelaksana menyusun tugas atau
disebut sebagai job description kepada setiap tim. Nanti ketua tim akan
membagikan tugas yang diberikan ke anggotanya.
Dengan adanya pembagian tugas yang jelas, setiap anggota
bisa menjalankan job desc-nya dengan gamblang. Mereka bisa fokus pada tugasnya.
7. Berikan Deadline
Deadline atau batas akhir perlu diberikan. Tujuannya untuk
pendorong anggota agar melakukan kewajibannya sebelum waktu yang ditentukan.
Seksi acara, sebagai otak kegiatan juga harus sudah mempertimbangkan kenapa
diberikan deadline pada waktu tertentu.
Pemberian deadline juga vital, karena manusia cenderung
tidak melakukan tugasnya tanpa adanya dorongan. Dengan memberikan batas akhir
dilaksanakannya tugas, yang mengemban tugas akan mendapat dorongan untuk
melakukan karena akan ada konsekuensinya jika mengerjakan hingga telat
deadline, seperti malu atau mungkin mendapatkan sanksi.
8. Rencanakan Plan B
Menyiapkan rencana cadangan jika rencana awal gagal sangat
vital. Kadang rencana tidak berjalan mulus seperti yang diinginkan karena ada
kendala di luar yang sudah direncanakan.
Datangnya hujan lebat dalam acara konser outdoor terbuka di
alam bebas tentu dapat memberikan efek berbeda dibandingkan jika tidak terjadi
hujan. Anda harus mempersiapkan plan B dalam menanggulangi plan A. Coba lakukan
simulasi tentang kemungkinan buruk yang dapat terjadi sehingga anda bisa
membuat rencana cadangan.
9. Kuatkan Kerja Sama Tim
Seluruh persiapan yang telah diancang-ancangkan tidak akan
berbuah manis tanpa adanya kerekatan teamwork antar anggota. Anda harus
mempunyai tim yang kuat kerja samanya sehingga pelaksanaan acara dapat berhasil
dengan saling tolong menolong dan komunikasi yang baik.
10. Belajar dari Orang Berpengalaman
Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru terbaik. Hal
itu benar adanya. Belajarlah dengan orang yang sudah lama berkecimpung dalam
hal yang berkaitan dengan realisasi acara anda, entah itu belajar dari orang
yang pernah membuat acara serupa seperti anda, atau belajar tentang publikasi
di dunia maya kepada pakar media sosial.
Itulah beberapa tips dan cara mengadakan event yang besar.
Tentunya masih terdapat tips-tips yang dapat menyukseskan acara besar, tapi
setidaknya cara dasarnya adalah seperti yang sudah dituliskan di atas. Semoga
berhasil.
0 comments:
Post a Comment